Comment créer un planning quotidien pour organiser sa journée

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Comment créer un planning quotidien pour organiser sa journée

Quand j’étais petite, comme beaucoup, j’avais une tirelire cochon sur mon appui de fenêtre. Oui, le petit cochon rose, très cliché. Je gagnais un peu d’argent en faisant par exemple des gaufres et en allant les vendre, ou en faisant des tâches pour mes parents. Dès que je gagnais de l’argent, je m’empressais d’aller le mettre dans Cochonou (c’était son nom). Et petit à petit, mon cochon s’est rempli. Aujourd’hui, je n’ai plus Cochonou, mais il m’a appris beaucoup : un planning quotidien permet d’organiser sa journée et avec le temps, sa vie.

Qui n’a pas une vision du futur, de soi « plus tard » ? Je sais à quel point ça peut étouffer de regarder trop loin. Surtout lorsqu’on n’a pas vraiment de plan, ou qu’on en doute. La meilleure manière, à mon sens, d’accomplir des objectifs (aussi grands soient-ils) c’est de diviser ces objectifs en tâches mensuelles, hebdomadaires et surtout quotidiennes. Je sais à quel point mon cochon peut paraître ridicule à l’heure du digital, mais il m’a appris que l’action répétée créer ta qualité de vie.

Alors bien sûr, la routine de chacun va dépendre de ses objectifs et ses valeurs (très important !). Mes objectifs ne sont pas les mêmes que les tiens, et du coup mes actions quotidiennes seront différentes également. Mais pour autant, si tu appliquer les principes à ton propre planning quotidien, tu vas pouvoir maximiser ton efficacité et ta productivité. Et au fur et à mesure du temps, tu pourras organiser tes journées, tes mois et atteindre tes objectifs.

Qu’est-ce qu’un planning quotidien et pourquoi c’est important pour organiser sa journée

Je suis la première à dire que j’ai horreur de la routine. En fait, ce dont j’ai peur c’est que la routine m’enlève mon étincelle. Mais au fur et à mesure du temps, j’ai appris qu’en temps qu’être vivant de race humaine, j’ai besoin de routine. Les poissons ont besoin de vivre dans l’eau, et nous, êtres humains, nous avons besoin de routine. Pourquoi ? Parce qu’on fonctionne mieux de cette manière depuis la nuit des temps. Et à notre époque, la routine permet de maîtriser notre temps avec toutes ces distractions.

Créer un planning quotidien permet d’avoir un certain contrôle sur sa journée. Ca crée une structure, de la discipline, et on en a besoin pour profiter au maximum des heures que nous avons. Que ce soit pour créer plus ou pour finir plus vite et profiter. Ca c’est toi qui vois ! Lorsque tu as un plan clair et définit, tu vas pouvoir faire plus quotidiennement, éliminer ce temps de flottement où tu réfléchis à ce que tu dois faire, et atteindre plus vite tes objectifs surtout.

En plus, le fait d’avoir un planning quotidien te permet d’avoir plus de prévision. Et donc tu vas beaucoup diminuer la fatigue mentale liée à la prise de décision. Tu n’as plus besoin de prendre du temps et de la place dans ton cerveau pour savoir quelle tâche faire ensuite. Et ton énergie mentale est gardée pour des tâches qui comptent réellement.

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7 conseils pratiques pour créer un planning quotidien et organiser sa journée

J’aimerais te partager 7 pratiques qui peuvent aider à créer un planing quotidien et organiser sa journée.

#1 – Priorise tes valeurs

Il existe autant de réussite qu’il y a d’être humains sur terres. Mais toutes les personnes qui réussissent ont un point commun : leur vie est dessinée stratégiquement pour l’aligner avec les choses qui comptent le plus pour eux.

En gros, ça veut dire que dans un premier temps, avant de créer ton planning quotidien, tu dois comprendre quelles sont tes valeurs. Qu’est-ce qui compte pour toi. Comprendre ça va t’aider à comprendre tes priorités et te permettre de créer un vrai équilibre travail / vie perso. Parce que ça va te permettre d’organiser ta journée en conséquence.

Tout d’abord, prends le temps nécessaire pour comprendre ce qui est important pour toi. Fais un brainstorming pour comprendre ce qui compte pour toi. Puis classe-les par ordre d’importance. Une fois que tu as la liste par ordre d’importance, tu vas pouvoir définir ta routine (matin, journée, soir, selon tes besoins) pour incorporer ces choses qui ont de l’importance pour toi. Assure-toi de faire rentrer toutes ces choses qui comptent pour toi dans ta journée. A titre personnel par exemple, j’accorde énormément d’importance au sport et à ma santé. C’est la raison pour laquelle, je fais du sport tous les jours, le matin, pour ne pas me laisser écarter cette chose qui compte énormément pour moi car je suis fatiguée par exemple. Ca passe avant les choses qui comptent un peu moins pour moi. Si ta priorité est ta famille et/ou tes amis, accorde-toi du temps chaque jour pour connecter avec ceux que tu aimes (que ce soit par téléphone, ou en physique). Et ensuite, prends du temps pour le reste.

Le fait de définir ses priorité permet d’éviter que les choses auxquelles tu accordes le plus de valeur soient écarter de ta to-do liste et deviennent occasionnelles. Et ça te permet de déléguer et de sous-traiter les tâches qui n’ont aucun lien avec tes valeurs.

#2 – Créer une routine matinale

Alors, je sais que c’est très courant de voir des gourous se lever à 4h du matin dans le domaine du développement personnel et avoir une routine très militaire. Et je ne vais pas te mentir, loin de moi l’idée d’être un gourou, mais je ressemble pas mal à ça. La raison c’est que ça ME correspond. Ca ne signifie pas que tu dois faire pareil. Il n’y a pas de moment idéal pour se lever et attaquer sa journée. Par définition, c’est quand tu te réveilles, et ce, peu importe l’heure. Ta routine « matinale » va dépendre de toi, ton heure de réveil. Et si elle commence à 18h, c’est très bien aussi. Plutôt que dire routine matinale, on devrait dire « routine de réveil« . Ca collerait mieux je trouve. Mais quelle que soit l’heure à laquelle tu te réveilles, je pense que c’est important d’inclure un rituel matinal dans ton planning quotidien.

Alors, pourquoi le matin (ou le réveil tu as compris) est si important ? Quelle que soit l’heure à laquelle tu te réveille, la première chose que tu fais après ton réveil va mettre le ton pour le rester de ta journée. Si tu roules de ton lit à moitié debout et que tu fonces sur ton portable pour regarder TikTok en boucle, il y a de fortes chances que tu aies du mal à te concentrer et être pleinement dans ta journée. Et ça fatigue en fait de ne rien faire !

Si par contre en te levant, tu fais ton lit, tu médites, tu manges un bon petit-déjeuner sain, ton cerveau va passer du repos à la productivité assez rapidement. Et ton état d’esprit sera probablement bien meilleur.

Tu l’as compris, ce que tu fais le matin ne dépend que de toi. L’objectif c’est de profiter pleinement de ta journée en faisant la même chose tous les jours. Et idéalement, cette routine sera alignée avec tes valeurs personnelles et te prépare aux tâches suivantes.

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#3 – Choisis la « tâche la plus importante« 

Alors, je te rassure, je sais que tout au long de ta journée, tu vas avoir des tâches essentielles qui vont te tomber dessus mais pour autant qui ne vont pas t’aider à avancer vers tes objectifs. Ca peut être des choses comme des appels, des réunions, des mails urgents, etc. Il faut que tu t’assures quand même que ces choses ne te fassent pas dérailler. Tu dois définir chaque jour ce que tu dois vraiment accomplir aujourd’hui. Et intègre cette tâche dans ton planning quotidien.

Prends du temps chaque semaine pour planifier ce que tu vas faire, et prends en compte tes objectifs. Que peux-tu faire chaque semaine, chaque jour, pour rester sur les rails ? Définis ensuite ta tâche la plus importante pour chaque journée. Le fait de définir ce que tu dois faire pour rester dans la course te fera perdre moins de temps sur du travail « non-essentiel » (en tout cas le travail qui ne te permettra pas d’avancer vers tes objectifs).

Ca te permet de planifier tes tâches les plus importantes dans les moments où tu sais que tu as plus de concentration et où ta productivité est à son max. Personnellement, je suis très productive le matin et le soir. Je vais donc mettre les tâches importantes qui me tiennent à coeur le matin (en priorité) ou le soir, et les tâches un peu moins importantes pour moi l’après-midi. De nombreuses recherches montrent que notre capacité à fonctionner cognitivement change en fonction de l’heure de la journée.

Si ton niveau de productivité est plus tard dans la journée, ou à d’autres moments, bien entendu, adapte-toi. Dans tous les cas, il faut que tu détermines que son « tes horaires » internes de productivité et y programmer tes tâches les plus importantes en fonction.

#4 – Programme des créneaux pour les choses qui ont tendance à te distraire

Comme beaucoup de gens, il y a des chances que tu regardes tes mails ou tes réseaux sociaux plusieurs fois dans une même journée. Et souvent, on y reste plus longtemps que prévu. Bien entendu, il n’y a aucun problème avec le fait de faire des pauses pour aller sur les réseaux. Et on a tous des mails auxquels on doit répondre. Mais tu t’en doutes, ou tu le vis déjà, c’est une source de distraction immense.

Ce que j’ai décidé de faire au lieu de m’autoriser à scroller sans fin, c’est de bloquer les distractions potentielles. Par exemple, je n’ai aucune notification sur mon téléphone. Jamais. Ca me permet d’éviter de sauter dessus dès que j’entends une sonnerie. Et lorsque je travaille de manière concentrée (comme là en écrivant l’article par exemple), ma boîte mail est coupée. Je l’ouvrirai après, entre deux articles. Pour les réseaux sociaux, pour certains j’ai mis un temps maximum d’utilisation, mais ce que je fais également de temps en temps c’est aller dans un endroit public et ne pas prendre mes écouteurs. Parce que regarder TikTok sans son, c’est nul. Et si je vais dessus malgré moi, je n’y reste pas longtemps.

En fait, il faut que tu traites ces moments comme d’autres tâches. Une ligne en plus dans ton agenda. Plutôt que laisser ces petites choses s’emparer de ton agenda.

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#5 – Inclure des pauses pour bien organiser sa journée

Tous les jours, je m’autorise une vraie pause déjeuner et plusieurs créneaux de 10 à 15 minutes pour faire totalement autre chose. A vrai dire, même si c’est pour aller sur les réseaux sociaux, ce que j’évite quand même, je change de position, d’endroit. Et je sais que ça peut paraître débile à programme mais personne, et je dis bien personne, n’est capable de travailler pendant 9 à 10h d’affilée. Et si tu essaies, tu es probablement moins efficace que ce que tu ne penses vraiment.

Des études scientifiques ont montré que les pauses occasionnelles améliorent la productivité. La raison c’est que ça booste la créativité et la réflexion stratégique. Le cerveau est comme un mini humain, il a besoin de changer de décors, de changer d’activité. Et faire une pause dans la réflexion constante est important pour permettre aux nouvelles idées fraîches d’arriver.

Et le fait de programmer des pauses durant la journée permet de souffler, et surtout de faire une réelle journée où tu as créer des choses concrètes. Sans compter que le fait de savoir qu’on aura une pause dans X temps où on pourra faire ci ou ça motive énormément.

#6 – Evite le multitasking à tout prix

Ca c’est mon truc. Le concept de fais ce que je dis, pas ce que je fais ne s’est jamais aussi bien appliqué que pour le multitasking. Je ne me rappelle pas la dernière fois où je n’ai fait qu’une seule chose à la fois. Même là en écrivant l’article, j’ai de la musique dans les oreilles. Et pourtant, je le sais : le multitasking ne marche pas. Les études montre que notre performance souffre lorsqu’on est sur deux tâches à la fois. Et quand je suis sur trois tâches à la fois (oui c’est possible), je te laisse imaginer les dégâts. Non seulement ça te prendra plus de temps. Mais tu vas faire plus d’erreurs.

Et qu’est-ce que ça vient faire dans le planning quotidien ? Et bien, je te propose qu’on ne planifie que le fait de faire une tâche à la fois. Sans intégrer autre chose.

La raison pour laquelle on galère à passer d’une tâche à l’autre est que notre cerveau n’est pas capable de s’adapter aussi rapidement qu’on le voudrait à une nouvelle tâche. Et ça a un nom : le coût de commutation. C’est le temps perdu dans le processus de changement de tâches. Et il arrive qu’on le veuille ou non. Alors imagine si tu regardes un film, travaille en même temps et réponds aux gens autour de toi. Le coût de commutation est tout simplement énorme. Et permanent surtout.

Tu peux éviter ça en programmant des tâches similaires les unes après les autres. Par exemple, en planifiant ta journée, dans la mesure du possible, mets tes réunions les uns après les autres à un même moment de ta journée. Tu peux aussi définir deux ou trois heures (selon le volume bien entendu) pour répondre aux mails en une fois. Le fait de travailler par lots va te permettre de travailler plus efficacement et perdre moins de temps dans l’ensemble.

Le temps que tu vas gagner est significatif. Une étude a montré que tu récupères 40% de productivité qui, à la fin de la journée, peut vraiment s’additionner.

#7 – Utilise un template de planning quotidien

Tu peux utiliser des templates de planning quotidien. Je t’ai fais plusieurs templates que je te propose de télécharger et essayer pour t’aider à planifier ta journée, gérer ton temps et tes tâches :

  • Template de to-do liste quotidienne : C’est un simple template de to-do liste pour une utilisation quotidienne. Utilise ce planificateur quotidien pour prévoir tes tâches quotidiennes, mettre des priorités et assigner des périodes de temps pour les faire.
  • Template d’objectifs hebdomadaires : Essaies ce template pour mettre des objectifs effectifs dans ton planning hebdomadaire. Le dimanche soir, assieds-toi et identifie ce que tu veux faire avant la fin de semaine qui s’annonce.
  • Liste de distraction : Ce simple template t’aide à éviter les distractions. Si quelque chose te viens en tête pendant que tu travailles, écris le sur le template. En faisant ça, tu le sortiras de ta tête pour pouvoir te concentrer sur le travail que tu es en train de faire.

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Comment tenir ton planning

Créer un planning quotidien est uniquement la moitié de la bataille. L’autre moitié est de t’y tenir. Ce qui est devenu de plus en plus dur avec les distractions de notre société actuelle. J’aimerais te partager quelques trucs pour tenir le cap malgré tout :

#1 – Retire les distractions de ton environnement de travail

Le télétravail est devenu la norme, mais du coup les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle sont devenues très mince. C’est également le cas pour les entrepreneurs qui travaillent chez eux. Tu peux éviter ça en définissant un espace précis pour travailler. Fais le tri, le ménage et crées-toi un vrai espace de travail. Evite de faire autre chose à cet endroit que travailler. Comme ça, quand tu y seras, tu garderas ton esprit éloigné des distractions.

#2 – Sois réaliste à propos de ce que tu peux faire en une journée

Si tu es une personne un peu trop ambitieuse et que les tâches s’entasses, ton emploi du temps est voué à l’échec dès le départ. Essaie de faire le tri, de prioriser et demande toi si les tâches que tu ajoutes son réellement là pour t’aider à avancer ou son des coups de peinture sur un mur fissuré. Si malgré tout, tu les maintiens, il peut être sage d’envisager une aide extérieure pour déléguer certaines tâches.

#3 – Ajoute un temps « tampon » entre chaque tâche

Plutôt que programmer tes tâches les unes après les autres à la suite, mets un tampon entre chaque tâche de 15-20 minutes. Comme ça, si quelque chose prend plus de temps que prévu, tu ne devras pas tout décaler.

Les meilleures applications pour toi

Bien entendu, tu peux tout faire version papier. J’adore le papier. Mais je dois reconnaître que la technologie actuelle aide beaucoup. Le fait d’avoir différents calendrier, des to-do liste, agenda, etc. peut vite mener à l’oubli. Et le fait de tout centraliser aide beaucoup. Sans compter que ça permet d’optimiser le temps de productivité. Et aujourd’hui, faire un planning est d’une simplicité enfantine.

#1 – Google Calendar

La base. C’est un super outil pour organiser sa journée et est très facile à prendre en main. Ne sous-estime pas cet outil gratuit. Il a énormément de fonctionnalités. Tu peux ajouter de nouveaux événements, mettre des rappels, tracker le temps, et l’aligner avec tes collègues. Sans compter bien sûr qu’elle inclus les autres services Google.

#2 – Calendar

Si tu cherches une application avec plus de caractéristiques, Calendar est un autre très bel outil. Tout comme Google Calendar, l’application te permet de créer et éditer des réunions dans un planning heure par heure. Et tu peux voir ce qu’il y a de prévu. Mais en plus de Google Calendar, il permet un autre outil analytique : Calendar Analytics. Ca te montre comment tu passes ton temps. De cette manière, tu peux évaluer et optimiser ta gestion du temps pour être plus efficace.

Organiser sa journée

Même les personnes les plus performantes peuvent être prise dans le flux et complètement dérailler. Concevoir à l’avance ton planning quotidien idéal est une pratique essentielle pour éviter les distractions et donner la priorité à ce qui est le plus important pour toi. Considère ton emploi du temps comme un investissement dans ton avenir. Cela peut prendre un certain temps d' »économiser » pour la vie que tu veux. Mais petit à petit, tu verras tes objectifs prendre vie. C’est la recette miracle pour organiser sa journée.

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