créer un planning

Aujourd’hui, les perturbations sont partout. Que ce soit dans la rue, chez nous, etc. Et ça devient de plus en plus compliqué de se concentrer sur des tâches quotidiennes simples et de rester productif. Ca peut venir des notifications incessantes des réseaux sociaux, les mails qui arrivent non stop, ou simplement le FOMO (fear or missing out ou peur de manquer quelque chose) qui provient des différents contenus. Mais pour autant, même si ça devient plus difficile, créer un planning quotidien productif n’est pas non plus impossible.

Tu peux utiliser beaucoup d’astuces pour reprendre le contrôle de ta journée. Le tout, c’est de commencer par l’organisation. Si tes journées sont planifiées de la bonne manière (en prenant compte des distractions extérieures donc), beaucoup de choses pourront être éliminées. Ce qui te permettra de maintenir ta productivité.

Bien sûr, c’est une chose de créer un planning quotidien. C’en est une autre de le suivre. Et si tu n’as pas l’intention de le faire, autant arrêter là. Par contre, si vraiment, c’est quelque chose que tu veux faire, et te reprendre en main, alors tu es au bon endroit. Il y a cinq étapes simples que tu peux utiliser pour maximiser ta journée. Mais également diminuer le temps perdu et t’assurer que tu optimises au maximum ton travail quotidien.

Créer un planning de travail optimal

Avant de te lancer à corps perdu dans l’organisation de ta journée, tu dois comprendre ton style de travail et ta physiologie. Parce que oui, ces deux facteurs jouent un rôle important dans ta productivité. Si tu es une personne matinale comme moi, mieux vaut que tes tâches les plus importantes soient mises le matin. Dans ce cas-là, commencer la journée par de l’administratif ne serait pas la solution adéquate.

Essaie de voir dans un premier temps, pendant une semaine disons, ta manière de travailler. L’objectif durant cette semaine ne sera pas d’optimiser ton temps mais simplement d’analyser. Regarde les moments de la journée où tu abats le plus de travail, où tu en fais le plus. Quelles sont les distractions externes qui interviennent ? En gros, l’idée est de découvrir tes moments, ceux où ton énergie naturelle est à son maximum. Et de comprendre comment les facteurs externes interviennent dans ta vie et dans ton travail.

Après cette semaine d’observation, tu pourras te concentrer sur les heures qui sont les plus productives pour toi. Egalement, tu pourras identifier les distractions qui te font perdre le plus de temps dans l’objectif de les canaliser. Une fois les bases posées, ce sera bien plus simple pour toi de créer un calendrier qui maximise ta productivité.

Bloque ton temps productif

Une fois que tu as repéré quelles sont les heures de la journée qui sont les plus productives pour toi, tu vas bloquer ces heures dans ton planning. Et ce seront des créneaux pour ton travail le plus important. Il faut que tu les bloques, ce qui signifie qu’ils doivent être sans distraction, et 100% consacrés au travail.

Pendant ce temps-là, si ce n’y est pas lié, mets ton téléphone en mode avion, voir éteins ton wifi. Et si tu dois mettre un répondeur automatique sur ta boîte mail, n’hésite pas surtout. Certaines applications comme les applications de pomodoro peuvent être utile pour t’empêcher de prendre trop de pause et surtout de les calculer.

L’objectif est de créer un environnement dans lequel tu peux totalement te concentrer pour avancer sur ce que tu dois faire. Tu ne dois mettre à ta disposition que les outils dont tu as besoin pour travailler, si c’est possible.

Si tu penses que c’est extrême, tu te trompes. Sache que nos journées de travail, si on parle d’un 35 heures, ce qui est rarement respecté, suppose que nous travaillons 7 heures par jour. Le fait est que les études ont montré qu’un travailleur moyen n’est productif que pendant environ trois heures par jour. Ce qui signifie que nous avons 4 heures perdues par jour. Pendant ce temps, tu pourrais faire plus, mais tu pourrais aussi quitter le travail et aller t’amuser, non ? Plutôt que de rester assis à faire des choses qui ne servent pas à grand chose.

Analyse ta journée, comment se déroule-t-elle ? Je suis à peu près sûre que tu te rapproches de ces 3 heures. C’est bête finalement de perdre du temps à ne rien faire, surtout quand on sait que c’est la seule ressource qu’on a et qu’on ne fait que perdre.

Bref, j’espère que tout ça te fait comprendre pourquoi il est important pour toi de capitaliser et maximiser ton temps de concentration. C’est aussi simple que ça !

Prévoies des pauses appropriées

Pour autant, beaucoup de gens pense qu’être productif signifie travailler sans relâche. C’est faux. Les pauses sont importantes pour la concentration et la productivité. L’esprit marche très bien en fonctionnant par sprints. C’est la raison pour laquelle la méthode pomodoro fonctionne si bien : elle alterne de manière répétée les temps de travail et les temps de pause. Les analyses ont révélé que la durée idéale de chaque sprint est de 52 minutes, suivi d’une pause de 17 minutes.

Donc en fonctionnant de cette manière, ça signifie que sur ta journée de travail de 7 heures, tu ferais 6 rounds à peu près. Et au final, ça te ferait 312 minutes de travail effectif (soit 5h12) et 102 minutes de pause (soit 1h42). En appliquant ce procédé, tu seras capable d’en faire beaucoup plus. Donc en faisant plus de pause, tu travailleras plus. Aucune chance que tu te sentes coupable !

Et la bonne nouvelle, c’est que ce rythme peut également être maintenu durant les heures moins productives. Tu ne seras pas au sommet de ta productivité dans la mesure où ce ne seront pas « tes » heures de méga star, mais tu seras toujours plus productif qu’avant. C’est certain. Là où ça va changer, c’est que tu mettras simplement tes tâches qui demandent moins de concentration durant ces heures creuses.

Cette technique est très proche de la méthode pomodoro. A la différence que la méthode pomodoro propose des runs de 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause. Je trouve que c’est une bonne manière de commencer. Mais à titre personnel, je me suis retrouvée frustrée. Parce que finalement, on est un peu tous un diesel et on a tous besoin d’un temps de démarrage. Même s’il n’est que de 2-3 minutes, sur les 25 minutes de temps de travail, c’est beaucoup de temps perdu. Et puis sur une pause de 5 minutes, on n’a pas vraiment le temps de faire grand chose, ou de décrocher pleinement de notre tâche. Juste le temps d’aller faire un tour au toilette et c’est reparti. Donc, très bien pour commencer si 52 minutes de concentration paraissent être le bout du monde, mais tu vas vite switcher.

Autre problème avec la méthode pomodoro, c’est que c’est difficile de suivre cette méthode avec un travail normal. Travail normal qui inclut des réunions de temps en temps. C’est quelque chose d’obligatoire. Mais ça va toujours dépasser les 25 minutes de temps de travail. Tandis qu’avec un sprint de 52 minutes, c’est plus proche de la réalité d’une réunion. Par exemple, tu peux regrouper tes réunions de 30 minutes et 15 minutes ensemble pour que ça crée ton temps de travail.

Planifie les disponibilités dans les créneaux les plus courts possibles

Le problème avec tout ce qu’on a vu jusqu’à présent, c’est qu’on ne prend pas en compte les interruptions directes comme tes collègues, ta famille, voir les gens qui viennent sonner à la porte pendant que tu travailles. Bien entendu, leur objectif n’est pas de gâcher ta journée de travail. Mais pour autant, ils ne font malgré eux.

Pour gérer ça, il faudra que tu prévois du temps dans ta journée pour traiter les entrées comme les appels téléphoniques, les conversations en face à face, la gestion des mails, etc. Il existe deux astuces pour gérer ces tâches chronophages et les empêcher de gâcher totalement ta journée.

Premièrement, tu peux réserver des créneaux précis pour gérer ça. Et surtout le faire savoir à tous tes interlocuteurs. En faisant ça, tu vas éviter beaucoup de distractions que tu n’aurais pas pu maîtriser. Et en prévenant les autres à l’avance, tu ne te sentiras pas mal de les envoyer bouler et ignorer leurs appels et mails.

Mais pour autant, ça n’empêchera pas la totalité des demandes de ton temps de la part des autres. Tu auras toujours des réunions assez inutiles (combien de réunions pourraient être réduites à un mail ?). Mais par contre, tu peux modifier les conditions de ces demandes de réunions.

Si tu utilises un agenda où les gens peuvent te mettre des réunions, essaie de diminuer les plages horaires disponibles. Et remplace tes créneaux par la durée la plus courte possible pour toi. Et ce qui correspond à tes besoins spécifiques bien sûr. A titre d’information, pour Elon Musk, ça se traduit par des fenêtres de 5 minutes. Pour le reste d’entre nous, quelque chose comme 10 ou 15 minutes devrait suffire.

La raison pour laquelle cette technique fonctionne est que ça oblige les gens autour de toi de se concentrer sur les choses essentielles plutôt que de consommer ton temps par défaut. Au fur et à mesure, tu verras que la plupart des gens ne verront même pas que tu as raccourci ton temps de disponibilité. Par contre, toi de ton côté, tu vas voir d’énormes changement dans ton temps.

Evite le multi-tâche à tout prix

Même si tu penses que tu gères comme un chef le fait de faire plusieurs choses en même temps, j’ai de mauvaises nouvelles pour toi. C’est faux. Personne ne gère ça. De nombreuses études l’ont prouvé à maintes reprises. Plus tu essaieras de faire plusieurs choses à la fois, moins tu deviendras efficace. Tu risques également d’augmenter le nombre d’erreurs que tu fais dans ton travail. Et de perdre encore plus de temps à nettoyer ton propre désordre.

Essaie de trouver dans ton planning du temps pour chaque chose que tu dois faire. Et évite la tentation d’inclure des tâches imprévues au milieu. Mais il y a encore mieux à faire.

Si tu analyses pourquoi nous sommes si nuls pour faire plusieurs choses à la fois, tu verras que c’est parce que notre cerveau n’est pas fait pour passer d’une tâche à l’autre. Il a besoin d’un temps d’adaptation entre chaque tâche. Alors si tu en fais plusieurs à la fois en même temps, à chaque fois que tu vas changer, tu vas le faire redémarrer. En gros, faire deux tâches en même temps te prendra toujours plus de temps que faire les deux tâches l’une à la suite de l’autre.

Tu peux utiliser cette information en planifiant à la suite des tâches assez similaires durant un même sprint de travail. Ton cerveau pourra s’adapter plus vite à chaque tâche et tu verras que tu pourras faire plus de tâches durant chaque créneau de travail. En additionnant ces quelques minutes gagnées tout au long d’une journée, le temps de concentration change énormément. Les recherchent montrent que les changements de tâche nous prennent jusqu’à 40% de notre productivité. Donc assure-toi d’organiser ta journée et tes tâches de manière à rattraper ces 40% et presque doubler ta productivité.

Créer un planning

Tu as maintenant toutes les cartes en main pour créer un planning quotidien qui maximise ta productivité. En respectant ton planning et en diminuant les perturbations externes, tu auras un avantage majeur. Une fois que tu auras compris comment ça fonctionne, tu peux partager ces informations avec les autres autour de toi pour eux aussi leur permette de mieux profiter de la vie et perdre moins de temps dans le travail inutilement.

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