Ces temps-ci, il est plus compliqué que jamais de se concentrer sur les tâches quotidiennes et de rester productif. Il y a beaucoup trop de choses qui se passent autour de nous. Entre les notifications sans fin des réseaux sociaux, les montagnes d’email, et les derniers contenus à absolument regarder, rester concentré n’est pas facile. Mais ça ne veut pas dire que ce n’est pas impossible de créer un planning quotidien productif.

Tu pourrais être choqué de découvrir qu’il y a de simples astuces que tu peux utiliser pour reprendre le contrôle de ta journée et tout faire. Ca commence par l’organisation. Si tu planifies tes journées de la bonne manière (en prenant en compte les distractions à l’avance), tu peux éliminer certaines des diversions inattendues qui volent ta productivité.

Bien sûr, tu dois t’engager à suivre un planning chaque jour. Et si tu ne veux pas ou ne peux pas faire ça, tu peux arrêter de lire maintenant.

Mais si tu es prêt à apprendre ce qu’il faut pour créer un planning quotidien productif, tu es au bon endroit. On va passer en revue les cinq étapes simples que tu peux utiliser pour maximiser ton rendement, éliminer le temps perdu et travailler chaque jour avec une efficacité maximale. Si tu es prêt à reprendre le contrôle de ta journée, commençons.

#1 – Créer un planning de travail optimal

Avant de pouvoir décider comment tirer le meilleur parti de ta journée, tu dois comprendre comment ta physiologie et ton style de travail personnel jouent un rôle dans ta productivité.

Par exemple, si tu es du matin, il vaut peut-être mieux que tu mettes tes tâches les plus importantes au premier plan de ton emploi du temps quotidien. Inversement, ce serait un désastre de laisser ces choses pour la fin de journée.

Mais tu peux même aller plus loin que ça.

Pour créer un planning optimal, tu dois d’abord recueillir des données. Commences par suivre tes habitudes de travail (quelles qu’elles soient actuellement) pendant environ deux à trois semaines. Notes les moments de la journée où tu en fais le plus. Et enregistres toutes les distractions externes qui peuvent interférer avec ton travail. L’idée est de découvrir quand tu es à ton pic d’énergie naturelle. Et de filtrer les facteurs externes qui jouent contre toi.

Ca permet deux choses. Premièrement, ça t’aidera à te concentrer sur tes heures les plus productives. Deuxièmement, ça permettra d’identifier les distractions qui te volent le plus de temps. Et une fois que tu sauras ces deux choses, tu seras dans une bien meilleure position pour établir un calendrier qui maximise ta productivité.

#2 – Bloque ton temps productif

Une fois que tu as déterminé quelles heures de la journée sont les plus productives pour toi, la prochaine étape dans la création de ton nouveau planning consiste à bloquer cette heure et à la réserver pour ton travail le plus important. Et en la bloquant, je veux dire que tu dois faire en sorte que ces moments soient sans distraction et entièrement réservés au travail.

Si ça signifie que tu dois configurer ton wifi pour qu’il s’éteigne pendant ces heures, alors fais-le. Si tu dois définir un répondeur automatique à ton email pour informer tout le monde qu’il devra attendre une réponse à une date ultérieure, fais-le. Et si tu dois te tourner vers une application de verrouillage du temps pour t’empêcher de prendre trop de pauses, c’est bien aussi.

En bref, tu dois créer un environnement dans lequel tu peux te concentrer sur les tâches à accomplir. Et veilles à ce que tu ne disposes que des outils dont tu as besoin pour effectuer ces tâches. Ensuite, tu peux programmer ton travail le plus important chaque jour dans ces plages horaires. Et tu peux être raisonnablement sûr que tu feras tout.

Si tu penses que c’est extrême, laisses-moi t’assurer que ce n’est pas le cas. Et je peux te montrer pourquoi.

Il suffit de regarder les études répétées qui indiquent que le travailleur moyen n’est productif que pendant environ trois heures par jour. Maintenant, vas-y. Examines tes données à partir de la première étape. Je parierais que tu as obtenu une productivité moyenne proche de ce nombre.

Sinon, tu ne lirais pas un article cherchant la voie vers un planning productif. Tu en écrirais un à la place.

Dans tous les cas, tu devrais maintenant comprendre pourquoi il est si important de garder jalousement ton temps le plus productif de cette manière. En maximisant ce que tu fais pendant ces heures, tu maximises ta production totale. C’est si simple !

#3 – Prévoies des pauses appropriées

Il y a une chose, et une seule chose, que tu devrais autoriser à interrompre ton temps le plus productif. Des pauses périodiques. Aussi étrange que ça puisse paraître, on a tendance à être plus productifs lorsqu’on travaille en sprint. Et encore plus étrange, l’analyse statistique révèle que la durée idéale de chaque sprint de travail est de 52 minutes. Suivi d’une pause de 17 minutes.

Oui, tu as bien lu. Et oui, ça signifie que tu devrais consacrer près d’une heure de ta journée de travail standard de 8 heures à des tâches non liées au travail. Ca te permettra de mieux te concentrer pendant tes sprints de travail et t’aidera à en faire plus. Donc, tu n’as même pas à te sentir coupable !

La meilleure partie est que ça tient également pendant tes heures les moins productives. Ca signifie que tu ne perds pas de temps avant et après tes heures de pointe de productivité. Et même si tu ne seras pas au sommet de ton efficacité, tu en feras toujours plus qu’auparavant.

Avant de continuer, tu te demandes peut-être : n’est pas simplement la technique Pomodoro sous un autre nom ? La réponse est : en quelque sorte.

Cette technique particulière nécessite de travailler dans des sprints plus cours. 25 minutes en fait. Avec des pauses encore plus courtes entre elles. Bien que ça puisse également augmenter la productivité, il est également assez difficile de créer un planning. La raison est évidente : les journées de travail de la plupart des gens incluent des choses comme des réunions obligatoires. Et des enregistrements qui durent plus de 25 minutes. Si ton emploi du temps doit les inclure, c’est une autre question qu’on va aborder dans un instant. Ca signifie que tu vas essayer de gagner du temps d’une manière qui ne peut que devenir inefficace.

Avec un temps de sprint plus proche d’une heure complète, tes options augmentent. Tu peux regrouper tes réunions de 15 minutes et d’une demi-heure pour les éliminer pendant l’une de tes heures les moins productives. Et une fois que tu auras compris la durée moyenne de ta tâche, tu comprendras pourquoi ça fonctionne bien par rapport à l’approche Pomodoro.

#4 – Planifie les disponibilités dans les fenêtres les plus courtes possibles

La problème avec ce qu’on a dit jusqu’à présent est que tu ne travailles pas dans le vide. Ca signifie que les collègues, les membres de la famille et même les escrocs par téléphone vont faire tout leur possible pour interrompre tes journées et nuire à ta productivité. Ils n’ont pas l’intention de le faire. A l’exception des escrocs par téléphone, bien sûr. Mais l’effet est le même dans tous les cas.

Pour y répondre, tu devras prévoir du temps dans ta journée pour traiter des choses comme les appels téléphoniques, les conversations en face à face et la correspondance par email. Mais il existe deux astuces qui peuvent t’aider à apprivoiser toutes ces tâches chronophages. Et les empêcher de submerger ta journée.

La première consiste à réserver des moments précis pour gérer ces tâches. Et à faire savoir à tout le monde autour de vous que tu ne seras pas disponible à un autre moment. En faisant ça, tu évites de nombreuses distractions auxquelles tu aurais autrement dû faire face. Si tu préviens les autres de tes heures de disponibilité à l’avance, tu n’as pas à te sentir mal d’ignorer les appels et les mails au fur et à mesure qu’ils arrivent. Ou de les envoyer directement à la messagerie vocale ou à un répondeur automatique.

Mais rien de tout ça n’empêchera les gens d’exiger de ton temps, de toute façon. Après tout, tu ne peux pas éliminer chaque réunion de ton emploi du temps. Même s’il existe des preuves solides suggérant que tu devrais essayer. Mais ce que tu peux faire, c’est modifier les conditions par défaut de ces demandes de réunion.

A savoir : si tu as un système de calendrier où les gens peuvent demander des réunions avec toi, essaies de réduire les plages horaires. Remplaces ta valeur par défaut par la durée la plus courte qui convient à tes besoins spécifiques. Pour Elon Musk, ça se traduit par des fenêtres de 5 minutes. Pour le reste d’entre nous, quelque chose comme 10 ou 15 minutes devrait suffire.

La raison pour laquelle ça fonctionne est que ça oblige les personnes qui demandent ton temps à en demander plus. Au lieu de le consommer par défaut. Et devine quoi ? Tu constateras probablement que la plupart des gens ne prendront pas la peine de demander ou même de remarquer que tu as raccourci tes fenêtres de disponibilités. C’est un gain de temps instantané pour toi.

#5 – Evite le multi-tâche à tout prix

Même si tu penses que tu es un multitaskeur de fou, j’ai de mauvaises nouvelles pour toi. Tu ne l’es aps. Personne ne l’est. De nombreuses études l’ont prouvé à maintes reprises. Plus tu essaieras de le faire, moins tu deviendras efficace. Tu risques également d’augmenter le nombre d’erreurs que tu fais dans ton travail. Et de perdre encore plus de temps à nettoyer ton propre désordre.

Tu devrais essayer de trouver une place dans ton emploi du temps pour chaque tâche nécessaire que tu connais. Et essayer d’éviter la tentation d’inclure des tâches imprévues dans le mélange. Mais tu peux faire encore mieux que ça.

Si tu examines la raison pour laquelle nous, les humains, sommes si mauvais en multitâche, tu constateras que c’est parce que notre cerveau a du mal à naviguer entre différents types de tâches. Ca crée un effet que les chercheurs appellent un coût de changement. Ce qui signifie que nous perdons inconsciemment du temps à tâtonner pour nous adapter à chaque nouvelle tâche. En d’autres termes, essayer d’accomplir deux tâches en même temps prendra toujours plus de temps que de les faire successivement.

Tu peux utiliser ces connaissances à ton avantage en planifiant des tâches similaires consécutives dans tes sprints de travail individuels. Lorsque tu le fais, tu constateras que tu feras plus de choses dans chaque fenêtre de temps. Et tu perdras beaucoup moins de temps. Lorsque tu ajoutes ce gain de temps au cours d’une journée, c’est une affaire plus importante que tu ne le penses. La recherche indique que les coûts de changement nous volent jusqu’à 40% de notre productivité. Donc organiser ta liste de tâches de cette manière pourrait presque doubler ta productivité.

Créer un planning

Si tu es arrivé jusqu’ici, tu devrais maintenant savoir comment créer un planning quotidien qui maximise ta productivité. Et si tu parviens à respecter ce calendrier même si le monde qui t’entoure fait de son mieux pour te gêner, tu aras un avantage majeur sur les autres.

Essaies simplement de ne pas jubiler lorsque tu termines ton travail tôt et reprends ta vie pendant que tout le monde a du mal à suivre. Au lieu de ça, tu devrais leur offrir ton aide pour contrôler leur emploi du temps. Ils apprécieront certainement quelques conseils d’un expert reconnu.

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